Werkkapitaalbeheer

Werkkapitaal is de verzamelterm voor het vermogen dat in activa is geïnvesteerd. Activa die nodig zijn om de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf te kunnen uitvoeren. Voorbeelden hiervan zijn voorraad, onderhanden werk, meerwerk, nog te factureren omzet, debiteuren, vooruitbetaalde zaken en de liquide middelen die nodig zijn voor de dagelijkse activiteiten. Werkkapitaalbeheer is in hoofdzaak het beheer van debiteuren, crediteuren en voorraden.
Goed werkkapitaalbeheer bespaart meer dan alleen bespaarde rentelasten. De besparingen kunnen oplopen tot 20%. Om nog maar te zwijgen over de besparingen door efficiëntere processen en een toename in klanttevredenheid.

Het belang van werkkapitaalbeheer en ook de daaraan gekoppelde ratio's worden ook steeds belangrijker gevonden door de banken, die door strengere regelgeving (bazel2) de bedrijven evalueren ('scoren'). Dit bepaalt hun kredietverlening en kredietvoorwaarden aan u. Klanten krijgen ook een rating vergelijkbaar met Standard &Poor deze ratings bepalen de klanten portefeuilles van de bank en de kredietvoorwaarden.

Verschillende afdelingen beïnvloeden de hoogte van het werkkapitaal vanuit hun eigenbelangen maar niet vanuit de organisaties als geheel.Dit leidt tot suboptimalisatie. Maak daarom ook iemand verantwoordelijk voor het geheel. In het midden bedrijf ligt de overall verantwoording veelal bij de controller.

Tip: beloon goed werkkapitaalbeheer door een bonus voor goed werkkapitaalbeheer. Ontwikkel en verfijn dit incentive system op basis van uw ervaringen binnen uw organisatie.

Credit management (Debiteurbeheer)

Het grootbedrijf besteedt de laatste jaren hieraan zeer veel aandacht en het MKB loopt hier nog sterk op achter. Het aantal openstaande debiteurendagen is gemiddeld van 46 naar 53 dagen gestegen en daarbij komt ook dat het saldo debiteuren op de balans bij MKB bedrijven een structureel stijgend verloop heeft. Daarnaast is in 2010 door het Nederlands bedrijfsleven voor een record bedrag afgeschreven op onbetaalde rekeningen.

20% van de faillissementen worden veroorzaakt door wanbetalers. Een probleem dat voorkomen kan worden door wanbetalers geen kans te geven. Een faillissement heeft een aanloop; de signalen zijn er veelal eerder dus monitor uw klanten o.a. op betaalgedrag. Reageer ook op de veranderingen van betaalgedrag door bijvoorbeeld de kredietlimiet te verlagen. Bedenk; niet betalende klanten zijn geen klanten

Creditmanagement =Klantenservice
Geef uw klanten geen redenen om niet te betalen. Gebruik terechte klachten om uw werkprocessen te verbeteren. Slechte afwikkeling van klachten of steeds weer dezelfde fouten hebben niet alleen een negatieve invloed op betaalgedrag maar verhogen ook de operationele kosten.

Tips:
Definieer een duidelijk incassotraject(tijdpad) van herinnering, aanmaning t/m laatste aanzegging laat daar nooit meer dan 30 dagen overheen gaan. Ook moet u een duidelijk procedure hebben rond het intrekken van krediet en het blokkeren van een klant

Zorg ervoor dat aan de te late betaling een prijskaartje hangt en dat deze aan de laat-betaler wordt doorberekend door middel van intrest.

Het beperken van uw debiteurenpositie begint bij een order, niet pas bij de vervaldatum.

Maak gebruik van een Collect Letter -waarbij de laatste brief wordt verstuurd voordat de vorderingen uit handen worden gegeven.(Attradius gebruikt een collect letter waarbij 80% na ontvangst alsnog betaalt)

Zorg dat de verkoop en de administratie de spelregels kennen en de regels ook naleven.

Neem persoonlijk contact op. In een vroeg stadium een debiteur aanspreken op haar betalingsverplichting helpt. Vaak liggen er vragen aan ten grondslag die snel beantwoord kunnen worden.

Zorg voor opvolging en rapportage over lopende zaken over uw debiteurenstand

Een goed Credit management systeem betaalt zich snel terug. U dient heel wat extra omzet te genereren om een afgeschreven vordering weer terug te verdienen. Bij goed debiteurbeheer wordt beter inzicht verkregen in de risico's en in de winstbijdrage van de klant. Ook afscheid nemen van een klant moet onderdeel zijn van uw beleid. Een lastige klant hoeft niet per definitie een probleem te zijn. Deze klant kan u ook op scherp zetten en dus uw winstgevendheid verbeteren.

Dat goede regels en afspraken soms meer opleveren dat we denken bewijst het Scandinavische model, waarbij wanbetalers naast wettelijke rente ook een boete krijgen opgelegd. Het aantal openstaande dagen is veel lager en ook de afschrijvingen voor onbetaalde rekeningen ligt veel lager dan het Europese gemiddelde. Richtlijnen vanuit de EU (the late payment directive) volgen deze werkwijze steeds meer. De Nederlandse overheid heeft zichzelf opgelegd binnen 30dagen te betalen
Zie ook Applicatie 123Creditmanagement.

Voorraadbeheer

Voorraadbeheer is complexer om te komen tot besparingen.Er dient gezocht te worden naar een optimale balans tussen de voorraad(aanhoud)kosten en de kosten van de NEE-verkopen en bij een productie proces de kosten van het stagneren van het productie proces. Door onvoldoende goed gestructureerd voorraadmanagement blijkt in de praktijk 2 tot 6% winstmarge voor de retail te blijven liggen. In de praktijk is hier dus ook het meest te halen.

Toeleveranciers (crediteuren)

Door een beter beheer en inzicht in het werkkapitaal en de ontwikkeling daarin kunt u beter gebruik maken van diverse betaalkortingen die leveranciers bieden. Daarnaast wordt door beter werkkapitaalbeheer en beter liquiditeitsbeheer de vaak hogere liquiditeit minder noodzakelijk. Splits in de liquiditeitsbegroting de te betalen posten in mate van urgentie. Uw eigen betalingsmoraal Eenmaal gekocht dient er conform afspraak betaalt te worden. En als er zich een tijdelijke onmogelijkheid voordoet, communiceer daar open over. Maak een nieuwe afspraak en neem de consequenties voor lief. Verbloem uw eigen betalingsonmacht niet door het opwerpen van allerlei onterechte klachten.

Midden Bedrijf Controlling
Heemskerk/Amsterdam
Tel:06-13640082 info@MBControl.nl